Des devis rédigés sous Word, et des remises découvertes à la facture

Le contexte

Une PME industrielle de quarante-huit salariés dont les devis se rédigent sous traitement de texte, à partir du fichier du dernier client comparable. Chacun a son modèle, ses conditions et ses remises. Le dirigeant découvre les prix pratiqués en signant.

Ce qui coince

• Trois versions du même modèle de devis en circulation, dont une avec d’anciennes conditions de vente.
• Des remises accordées sans seuil ni validation, découvertes à la facturation.
• Aucun moyen de savoir combien de devis étaient en attente, ni depuis quand.
• Des relances faites au hasard, quand un commercial retombait sur un dossier.

Ce qu’on met en place

1. Un modèle unique, construit avec les commerciaux et non contre eux, avec les conditions à jour.
2. Un catalogue de prix dans l’outil, avec un seuil de remise au-delà duquel une validation est demandée.
3. La signature électronique, qui supprime l’impression, le scan et les trois jours d’attente.
4. Une relance automatique à sept et quinze jours sur tout devis sans réponse.