Le site envoie des demandes, personne ne rappelle

Le contexte

Une société de services de vingt salariés qui a refait son site un an plus tôt. Le formulaire de contact envoie un courriel à une boîte partagée que trois personnes consultent, chacune pensant que l’autre s’en occupe.

Ce qui coince

• Un délai de premier rappel compris entre deux heures et six jours, sans règle.
• Des demandes tombées dans les indésirables, découvertes un mois plus tard.
• Aucune trace de ce qui était advenu d’une demande une fois le courriel lu.
• Le dirigeant convaincu que le site ne servait à rien, sans aucun chiffre pour le vérifier.

Ce qu’on met en place

1. Le formulaire branché directement sur le CRM, avec création d’une fiche et d’une tâche assignée nominativement.
2. Une règle de rappel sous quatre heures ouvrées, avec une alerte si personne n’a pris la demande.
3. Un accusé de réception automatique qui annonce ce délai, pour que le prospect n’appelle pas ailleurs entre-temps.
4. Le suivi de ce que deviennent ces demandes, jusqu’à l’affaire gagnée ou perdue.