Son assistante part à la retraite avec vingt-deux ans dans la tête

Le contexte

L’assistante administrative part à la retraite après vingt-deux ans dans la même entreprise. Elle tenait la facturation, les fournisseurs, les dossiers du personnel et la relation avec le cabinet comptable. Rien de tout cela n’est écrit nulle part.

Ce qui coinçait

• Des circuits connus d’elle seule : qui valide quoi, quel fournisseur accepte quel délai, où se range quelle pièce.
• Un poste jugé difficile à pourvoir localement, et un dirigeant qui hésitait à recruter le même profil.
• Trois mois de préavis, dont personne n’avait prévu d’utiliser une seule heure pour la transmission.
• La crainte, largement fondée, que tout s’arrête le lendemain de son départ.

Ce qu’on a mis en place

1. Six semaines en doublon pendant son préavis, à la suivre et à écrire ce qu’elle faisait sans y penser.
2. Un mode d’emploi de l’entreprise : circuits, interlocuteurs, échéances récurrentes, exceptions.
3. La reprise du périmètre à raison de deux jours par semaine, au lieu d’un poste à plein temps.
4. Les tâches qui ne servaient plus à rien, identifiées au passage, purement et simplement arrêtées.