Douze ans d’historique dans un tableur, repris sans rien perdre
Le contexte
Un négoce vendéen de trente-deux salariés dont le suivi commercial tient depuis douze ans dans un tableur partagé. Quatre mille lignes, des couleurs qui veulent dire quelque chose pour deux personnes, et une colonne de commentaires où se trouve l’essentiel de l’histoire.
Ce qui coince
- La peur de perdre douze ans d’historique en changeant d’outil.
- Des doublons partout : le même client sous trois orthographes.
- Deux personnes seules capables d’interpréter le fichier.
- Un premier essai de migration abandonné un an plus tôt, faute de temps pour nettoyer.
Ce qu’on met en place
- Le nettoyage avant la migration, jamais après : dédoublonnage, normalisation des raisons sociales, tri de ce qui ne sert plus.
- Une reprise en deux temps, d’abord les clients actifs, ensuite l’historique dormant.
- La colonne de commentaires convertie en notes datées plutôt qu’en champ fourre-tout.
- Le tableur gardé en lecture seule trois mois, pour que personne ne se sente dépossédé.
Ce que ça change
Quatre mille lignes deviennent mille huit cents fiches propres. L’historique est consultable par toute l’équipe et non plus par deux personnes. Le tableur ne s’ouvre plus passé le deuxième mois.
Ce qui ne bouge pas : environ deux cents fiches restent incomplètes. On ne reconstitue pas ce qui n’a jamais été noté.
Nous ne communiquons ni le nom des entreprises ni celui des personnes. Les chiffres sont des ordres de grandeur, ils varient selon le contexte.
Des situations proches, dans la même expertise
Le site envoie des demandes, personne ne rappelle
Le formulaire branché sur le CRM, une tâche assignée nominativement et une règle de rappel sous quatre heures ouvrées.
Services aux entreprises · 20 salariés · Loire-Atlantique1 jour par semaine · 3 moisHubSpotTrois salons par an, et une boîte de cartes de visite
La saisie faite sur le stand en trois champs, trois niveaux de suite décidés sur place et un premier message en quarante-huit heures.
Fabricant · 38 salariés · Vendée1 jour par mois · 12 moisHubSpotUn pipeline conçu pour trois semaines, des cycles de deux ans
Six étapes datées par des événements plutôt que par du temps, et une date de décision attendue qui remplace la probabilité.
Sous-traitance industrielle · 55 salariés · Loire-Atlantique2 jours par mois · 7 mois