Une équipe refoulée du chantier pour une attestation périmée

Le contexte

Une entreprise de sous-traitance industrielle dont l’accès aux sites clients dépend d’un dossier administratif : attestations, certifications, habilitations, plans de prévention. Chaque donneur d’ordre a sa plateforme et ses échéances. Personne n’a ce suivi dans ses attributions.

Ce qui coince

• Une équipe refoulée devant un portail un lundi matin, pour une attestation périmée depuis six jours.
• Quatre plateformes différentes, chacune avec ses relances automatiques que personne ne lisait.
• Des certifications renouvelées en urgence, donc plus cher et parfois trop tard.
• Un conducteur de travaux qui passait ses vendredis à chercher des documents au lieu de préparer la semaine.

Ce qu’on met en place

1. L’inventaire complet des pièces exigées, par client, avec leur date de validité. La liste n’existait nulle part.
2. Une alerte soixante jours avant chaque échéance, et la démarche de renouvellement engagée à ce moment-là.
3. Le dépôt sur les quatre plateformes centralisé chez une seule personne.
4. Un point mensuel d’une demi-heure avec le conducteur de travaux, sur ce qui arrive à échéance.