Secrétariat externalisé à Saint-Nazaire : les pièces prêtes avant qu’on vous les réclame.
Attestations, certificats, plans de prévention, situations de travaux : dans le bassin nazairien, une grande partie de l’administratif n’est pas le vôtre, il est imposé par vos donneurs d’ordre. Un secrétariat externalisé tient ces dossiers à jour quelques heures par semaine, pour que le chantier ne s’arrête pas sur un papier manquant.
Le constat
À Saint-Nazaire, la paperasse vient d’en face.
Travailler pour le naval, l’aéronautique ou l’éolien, c’est accepter un dossier administratif qui précède le premier coup de clé. Chaque donneur d’ordre a ses exigences, ses plateformes et ses dates de validité. Un certificat périmé et l’accès au site est refusé le matin même, avec une équipe qui attend devant le portail. Ce n’est pas de l’administratif de confort, c’est une condition d’exercice.
Ce qu'un secrétariat externalisé prend en charge.
Gestion administrative
Courrier, classement, suivi des dossiers, préparation et mise en forme de documents.
Facturation & relances
Devis, factures, suivi des paiements et relances clients — pour une trésorerie qui ne dérape pas.
Agenda & coordination
Prise de rendez-vous, organisation, interface avec vos interlocuteurs et prestataires.
Support commercial
Mise à jour du CRM, préparation des offres, suivi des ventes. Besoin de plus ? Voyez notre direction commerciale à temps partagé.
Gestion administrative externalisée
Vos dossiers donneurs d’ordre, tenus à jour toute l’année.
Nous suivons les dates de validité, relançons les organismes avant l’échéance et déposons les pièces sur les plateformes de vos clients. Le reste du travail administratif suit le même chemin : facturation, situations, relances. Nous intervenons à Saint-Nazaire, Montoir, Trignac et Donges quand le papier l’exige, à distance le reste du temps.
Le principe
Vous ne payez que le temps utile.
40 € HT de l’heure, sans engagement de durée. Quelques heures par semaine suffisent à tenir les dossiers de qualification à jour, et le volume monte le mois où un nouveau marché démarre.
FAQ
Secrétariat externalisé : vos questions.
C’est confier votre gestion administrative à une équipe extérieure quelques heures par semaine, au lieu de créer un poste. Dans le bassin nazairien, c’est souvent le dossier de qualification qui déclenche la demande : il faut quelqu’un dont c’est le travail de surveiller des dates.
Oui. Chaque grand donneur d’ordre a la sienne, avec ses formats et ses relances automatiques. Nous déposons les pièces, répondons aux demandes de complément et surveillons les échéances. Vous n’êtes sollicité que lorsqu’une signature ou une décision vous revient.
Une assistante virtuelle traite des tâches ponctuelles à distance. Ici le sujet demande de la suite : connaître vos marchés, vos qualifications et leurs dates, et savoir ce qui bloque un accès site. C’est un périmètre durable tenu par un interlocuteur identifié, pas une prestation à la tâche.
Une indépendante convient très bien à un besoin stable et sans échéance critique. Dès qu’un accès chantier dépend d’un papier à jour, la continuité devient le sujet : une équipe couvre les congés et les absences, une personne seule non. La contrepartie est un tarif horaire un peu plus élevé.
Les dossiers de qualification et leurs échéances, la facturation et les situations de travaux, les relances, le courrier et le classement, la préparation des pièces pour votre expert-comptable. On commence par ce qui peut arrêter un chantier.
Oui, c’est précisément l’intérêt de la formule. Le démarrage d’un marché concentre en trois semaines ce que vous auriez fait en trois mois : dossiers, habilitations, ouvertures de comptes. Le volume d’heures monte pendant cette période puis redescend, sans qu’il ait fallu recruter.
Non. Le volume s’ajuste d’un mois sur l’autre selon vos marchés en cours, et vous arrêtez quand vous voulez. C’est ce que ne permet pas un poste salarié, dont le coût ne varie pas quand le carnet se vide.
C’est le point de départ le plus fréquent. On dresse d’abord la liste réelle des pièces et de leurs dates, ce qui prend quelques jours et réserve souvent des surprises. On régularise ensuite dans l’ordre des urgences, puis on installe la surveillance pour que la situation ne se reproduise pas.
En dessous de quatre heures par mois, cela ne justifie pas d’organisation. Entre quatre et vingt heures, c’est la zone où la formule est la plus rentable. Au-delà de vingt-cinq heures par semaine, nous vous dirons de recruter plutôt que de faire durer.
Non. Nous collectons, classons et transmettons les pièces à votre expert-comptable, dans son format. La saisie des écritures, la tenue des comptes et les déclarations restent chez lui : c’est son métier, réglementé, et nous ne nous y substituons pas.
Externaliser plutôt qu’embaucher à Saint-Nazaire.
Le coût
Pas de salaire fixe ni de charges sur une activité qui varie au rythme des marchés. Vous payez les heures du mois où le dossier doit sortir, pas celles du mois creux.
La montée en charge immédiate
La personne connaît déjà les plateformes des donneurs d’ordre et les pièces qu’ils réclament. Pas de période d’essai, pas d’apprentissage à vos frais sur un premier dossier.
La continuité
Congés, arrêts, départs : une échéance ne tombe jamais un jour où personne ne la surveille. C’est ce qui évite l’accès refusé un lundi matin.
Ne perdez plus un accès chantier pour un papier.
Trente minutes pour faire le tour de vos qualifications, de leurs dates et de qui les suit aujourd’hui. C’est souvent la première fois que la liste est écrite quelque part.
Ce que ça donne, chez des entreprises comme la vôtre.
Une équipe refoulée du chantier pour une attestation périmée
L’inventaire des pièces exigées par client avec leurs dates, une alerte à soixante jours et le dépôt centralisé sur les quatre plateformes.
Sous-traitance · 26 salariés · Loire-Atlantique1 jour par semaine · en continuassistanatLa saison faite, la facturation attend octobre
Une prise en main dès mars, un volume qui monte de juin à septembre, et la facturation déclenchée chaque semaine pendant la saison.
Tourisme et loisirs · 12 permanents · Vendée3 jours par semaine en saison · à l’annéeassistanatDes pièces comptables dans un carton, deux fois par an
Un dépôt numérique alimenté le jour même, un contrôle hebdomadaire de ce qui manque et des pièces transmises chaque mois au cabinet.
Bâtiment · 14 salariés · Loire-Atlantique1 demi-journée par semaine · en continu