Secrétariat externalisé en Loire-Atlantique : un seul circuit, même avec deux adresses.
Devis, factures, relances, courrier : dès qu’une entreprise du 44 a un siège d’un côté et un atelier ou un dépôt de l’autre, l’administratif se met à circuler entre les deux et se perd en route. Un secrétariat externalisé remet un circuit unique, quelques heures par semaine, sans créer de poste.
Le constat
En Loire-Atlantique, l’administratif voyage plus que vos équipes.
Le département s’étire de l’estuaire au vignoble, et beaucoup d’entreprises y travaillent sur deux adresses au moins : un bureau à Nantes ou à Saint-Nazaire, un atelier à Ancenis, Châteaubriant ou Blain. Les bons de livraison partent d’un site, les factures se font sur l’autre, et le classement finit dans une armoire que personne ne consulte. Ce n’est pas un problème de volume, c’est un problème de circuit.
Ce qu'un secrétariat externalisé prend en charge.
Gestion administrative
Courrier, classement, suivi des dossiers, préparation et mise en forme de documents.
Facturation & relances
Devis, factures, suivi des paiements et relances clients — pour une trésorerie qui ne dérape pas.
Agenda & coordination
Prise de rendez-vous, organisation, interface avec vos interlocuteurs et prestataires.
Support commercial
Mise à jour du CRM, préparation des offres, suivi des ventes. Besoin de plus ? Voyez notre direction commerciale à temps partagé.
Gestion administrative externalisée
Un seul point d’entrée pour tout le département.
Nous centralisons la réception, le traitement et le classement au même endroit, numérique de préférence, et nous nous déplaçons sur le site où le papier arrive vraiment. Nantes, Saint-Nazaire, Ancenis, Châteaubriant : le déplacement est compris dans le tarif horaire, il n’est pas refacturé au kilomètre.
Le principe
Vous ne payez que le temps utile.
40 € HT de l’heure, sans engagement de durée, le même tarif partout dans le département. Le volume s’ajuste d’un mois sur l’autre, ce qu’un poste salarié ne permet pas.
FAQ
Secrétariat externalisé : vos questions.
C’est confier votre gestion administrative à une équipe extérieure, quelques heures par semaine, au lieu de créer un poste. En Loire-Atlantique, c’est souvent la réponse des entreprises multi-sites : un seul interlocuteur pour l’administratif, quel que soit l’endroit où le document arrive.
Oui, de l’estuaire au vignoble. Nous intervenons à Nantes et dans la métropole, à Saint-Nazaire et sur le bassin, à Ancenis, Châteaubriant, Blain et Savenay. Le déplacement est intégré au tarif horaire. Sur un premier échange, nous venons chez vous plutôt que l’inverse.
Une assistante virtuelle traite des tâches ponctuelles à distance. Nous prenons un périmètre entier et durable, avec un interlocuteur qui connaît vos clients et vos échéances, et qui se déplace sur vos sites. Dans une entreprise à deux adresses, cette différence est décisive : il faut quelqu’un qui sache où chaque document doit finir.
Une indépendante travaille seule et depuis un seul endroit, ce qui va bien quand tout arrive au même bureau. Dès qu’il y a deux sites, des pics et des absences, une équipe tient mieux : la continuité est assurée et le volume peut doubler un mois puis redescendre. La contrepartie est un tarif horaire un peu plus élevé.
La facturation et les relances, le courrier et le classement, l’agenda, la préparation des pièces pour votre expert-comptable et le suivi des dossiers clients. On commence par le poste qui vous coûte le plus de temps chaque semaine, mesuré plutôt que supposé.
C’est le cas le plus fréquent ici, et c’est souvent la vraie cause du désordre. On ne cherche pas à tout uniformiser du jour au lendemain : on définit un point d’entrée unique pour chaque type de document, puis on laisse chaque site garder ce qui marche chez lui.
Non. Le volume d’heures s’ajuste chaque mois selon votre activité, et vous arrêtez quand vous voulez. C’est ce qui permet d’absorber un pic sans avoir à recruter, puis de redescendre sans avoir à séparer.
On rattrape d’abord là où ça bloque, sur un volume d’heures plus élevé pendant quelques semaines. Puis on aligne les deux sites sur le même circuit, parce qu’un retard qui ne concerne qu’une adresse vient presque toujours d’une façon de faire différente, pas d’un manque de bras.
En dessous de quatre heures par mois, cela ne justifie pas d’organisation particulière. La zone la plus rentable se situe entre quatre et vingt heures : assez de volume pour souffrir du désordre, pas assez pour remplir un poste. Au-delà de vingt-cinq heures par semaine, nous vous dirons de recruter.
Non. Nous collectons, classons et transmettons les pièces à votre expert-comptable, dans son format. La saisie des écritures, la tenue des comptes et les déclarations restent chez lui : c’est son métier, réglementé, et nous ne nous y substituons pas.
Externaliser plutôt qu’embaucher en Loire-Atlantique.
Le coût
Pas de salaire fixe, pas de charges, pas de second poste à équiper sur le deuxième site. C’est souvent là que l’écart se creuse : une entreprise à deux adresses finit par recruter deux mi-temps.
La montée en charge immédiate
La personne est déjà opérationnelle sur les outils et les circuits. Pas de période d’essai, pas de formation à prendre sur votre temps, et pas de tuilage à organiser entre deux sites.
La continuité
Congés, arrêts, départs : les trous disparaissent. Le circuit tient même quand la personne habituelle n’est pas là, parce qu’il est écrit plutôt que retenu.
Remettez un seul circuit en place.
Trente minutes pour suivre le trajet réel d’une facture chez vous, de son arrivée à son classement. C’est souvent là que se voit le temps perdu.
Ce que ça donne, chez des entreprises comme la vôtre.
Une équipe refoulée du chantier pour une attestation périmée
L’inventaire des pièces exigées par client avec leurs dates, une alerte à soixante jours et le dépôt centralisé sur les quatre plateformes.
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Une prise en main dès mars, un volume qui monte de juin à septembre, et la facturation déclenchée chaque semaine pendant la saison.
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